Das Elend mit dem Content

Wird aus Content-Management-Systemen doch noch etwas Brauchbares?

Mehr Websites, als man denkt, haben wenig bis gar keinen nennenswerten Inhalt - und die, bei denen es welchen gibt, haben oft zuviel davon. Das bringt dann zweierlei Probleme: Vorne, an der Schauseite - also im Browser des Besuchers - eine unübersichtliche Navigation und eine Überladung mit "Teasern", die keinen Appetit machen, sondern den Gast abschrecken. Und hinten, beim Webmaster oder der Agentur, ein kaum beherrschbares Chaos. Das hört sich dann so an:

• Wer hat das freigegeben?
• Wer hat das hochgeladen?
• Warum steht das immer noch (nicht) im Netz?
• Bei wem liegt die revidierte Fassung?
• Warum ist der Text unvollständig?
• Welcher Trottel hat die Bildunterschriften vertauscht? ...

Die Antwort auf diese Art von Fragen, so heißt es, ist ein Content-Management-System (CMS) - doch genau damit fangen die Probleme oft genug erst richtig an. Wie groß diese Probleme schließlich werden können, bemerkte 2001 viel zu spät Bild-Online, nachdem ihr CMS-Projekt einen zweistelligen Millionenbetrag in den Sand gesetzt hatte. Und dabei hatten sie den Auftrag vorsichtshalber schon an den Branchenprimus vergeben.

Viele Angebote und wenig Durchblick

Nun gut - nicht jeder hat soviel Content zu managen wie BILD, STERN oder SPIEGEL. Aber auch nicht jeder hat eine ausgewachsene DV-Abteilung, deren Chef er im Falle eines Falles wegen schlechter Beratung feuern kann. Und genau da, weit im Vorfeld jedes Projektes, ist derzeit die Situation für Unternehmen, deren Kerngeschäft nicht im Internet liegt, besonders unübersichtlich.

Es weiß nämlich derzeit niemand so genau, was ein Content-Management-System überhaupt darstellen soll. Die aktuellen Vermutungen gehen in drei Richtungen:

1. Verwaltung der Inhalte eines Webauftrittes - auch Web-CMS genannt.
2. System zur Organisation von Erstellung und Pflege umfangreicher Web-Inhalte - manchmal als Redaktionssystem bezeichnet.
3. Syteme zur unternehmensweiten Erfassung von Dokumenteninhalten vom Schreibtisch des Sachbearbeiters mit internen Aufgaben bis zu den für die Öffentlichkeit bestimmten Mitteilungen auf einer Website. Gerne auch als Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bezeichnet.

Um das Feld von hinten her aufzurollen:

Content-Management-Systeme

Nichts spricht dagegen, in einem Unternehmen ein CMS einzuführen - und es kann sogar einiges dafür sprechen, dieses System auch auf die schließlich in Intra- oder Internet ausgestellten Dokumente auszudehnen. Nur muß man wissen, auf was man sich da einläßt. Selbst in mittleren Unternehmen gibt es sehr viele höchst verschiedenartige Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten, die von inkompatiblen Systemen hervorgebracht und verwaltet werden. Hier etwas zu vereinheitlichen ist oft sinnvoll , und immer teuer.

Mit dem Webauftritt haben die dahin gehenden Bemühungen trotz ausgeklügelter Workflows am wenigsten zu tun. Am ehesten noch in B2B-Anwendungen, wo Datenbankinhalte und Produktbeschreibungen nach automatischer Filterung auf Vertrauliches weitgehend unbearbeitet auf den Server gebracht werden können. Versuche, Informatives und Lehrreiches vom Tisch des Sachbearbeiters auch auf den für das allgemeine Publikum bestimmten Teil einer Webpräsenz zu bringen, führen demgegenüber mit der schönsten Regelmäßighkeit ins Fiasko. Der Fachmann mag in seinem Fach so qualifiziert sein, wie das nur zu wünschen ist - als Texteschmied ist er zumeist wehnig geeignet. Außerdem ist er zu teuer, um bei seinem Stundensatz wertvolle Zeit auf eine Arbeit zu verwenden, bei der seine Produktivität, sagen wir mal, "suboptimal" ist.

Es hilft nichts: An der Schnittstelle zwischen drinnen und draußen führt kein Weg um einen Texter, Ghostwriter oder Redakteur herum. Dieser menschliche Text-Verarbeiter akzeptiert übrigens Input in jedem Format, sogar auf Papier, und auch ohne vorherige aufwendige Systemintegration.

Redaktionssysteme

Womit wir zwanglos beim zweiten Punkt wären. Daß Sie einen Redakteur brauchen - es muß ja nicht fulltime sein - bedeutet nämlich noch lange nicht, daß Sie ein Redaktionssystem benötigen. Ein Redaktionssystem wird dann erforderlich, wenn soviele Redakteure unmittelbar an den Webinhalten arbeiten, daß ein dediziertes "Bürokommunikationssystem" erforderlich wird, um die Arbeit innerhalb der Redaktion und die Beschickung des Servers zu unterstützen. Das kommt, wie der Name "Redaktionssystem" schon nahelegt, eher für publikationsartige Webauftritte in Frage, bei denen täglich an mehreren Stellen neue Inhalte eingepflegt und veraltete aktualisiert oder entsorgt werden müssen.

Womit klar sein dürfte, daß die überwiegende Zahl der kommerziellen Webauftritte in Deutschland auch kein Redaktionssystem benötigt.

Web-CMS

Hier sehen die dinge schon ganz anders aus. Ein Web-CMS kann eigentlich jeder brauchen, der seinen Webauftritt von einer Agentur hat bauen lassen und nun in der Lage sein möchte, eine aktuelle Meldung oder eine veränderte Preisliste selbst ins Netz zu stellen - aber bitte bis gestern. Die Agenturen bieten das natürlich auch als Service an. Aber entweder müssen sie dafür ziemlich hohe Kapazitätsvorhaltungskosten kalkulieren - oder sie machen es irgendwann mal zwischendurch. "Bis gestern" ist in den seltensten Fällen drin.

Was sind die Alternativen? Natürlich gibt es fast in jedem Unternehmen jemanden, der sich ein wenig aufs Internet versteht. Oder den berüchtigten Neffen vom Tennispartner des Chefs, der sogar eine eigene Homepage hat. Aber erstens tun die es auch nicht "bis gestern", und zweitens machen sie auch sonst noch so allerhand: vergessen oder entstellen Teile des Layouts, machen inhaltliche Fehler, löschen Seiten, die noch gebraucht werden, schießen den ganzen Server ab - der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Eine kleine Wunschliste

Ein ordentliches Web-CMS für den kleinen Bedarf würde sich an einen Anwender richten, der nicht viel mehr Computerkenntnisse hat als, am normalen Büroarbeitsplatz zu erwarten sind. Idearlerweise wäre das der Mitarbeiter, der auch sonst für Öffentlichkeitsfragen zuständig ist. Jemand mit Sinn für Sprache und für Menschen. Damit könnte dieser Teilzeitredakteur - eine Teilzeitredakteurin natürlich erst recht - dann z.B. Texte und Tabellen aus einem Officeprogramm übernehmen, Bilder samt Unterschriften einbauen und alles mit einem Tastendruck an den richtigen Platz auf dem Server befördern.

Sie - er natürlich auch - könnte aktuelle Meldungen austauschen, Fehler in vorhandenen Texten oder Listen korrigieren, kaputte Links reparieren oder veraltete Dokumente unsichtbar machen - und das alles, ohne das Seitenlayout anfassen zu müssen und da etwas kaputt machen zu können. Schon wären 95% der Anforderungen abgedeckt, die der normale Anbieter einer Unternehmenswebsite an die routinemäßige Aktualisierung und Pflege seines Auftrittes stellt. Für die restlichen 5% kann er dann immer noch Profis bemühen - alle Jahre einmal.

Werden die Wünsche wahr?

Bisher mußte man solche CMS mit der Lupe suchen. Die Preise fingen im kleinen fünfstelligen Bereich an, und damit diese Preise akzeptabler aussahen, wurden alle möglichen Features in die Systeme gepackt, die

• der Normalanwender nicht brauchte,
• hohen Einarbeitungsaufwand verlangten und
• die Gefahr,´etwas unbeabsichtigt kaputt zu machen, erhöhten.

Als Alternative gab (und gibt) es phantastische Baukastensysteme, bestehend aus einer Handvoll Perl- oder PHP-Skripte, die man in jeder gewünschten Funktionalität selbst miteinander kombinieren kann - am besten auf einer Linux-Maschine. Also genau das, wovon Stefanie Sprint aus dem Chefsekretariat (3 Tage DV-Grundkurs bei der Handelskammer und macht sogar den Stil von Chefinschenör Hartblei lesbar) schon immer geträumt hat.

Da besteht jetzt Hoffnung. Mehrere Anbieter sind seit kurzem mit kleinen Web-CMS auf dem Markt, die beanspruchen, präzise auf den oben skizzierten "95%-Bedarf" zugeschnitten zu sein. Ihre Anwendung setzt optimalerweise auf einer professionell fix und fertig entwickelten Seite auf. Sie verlangt wohl auch, daß die Systeme von der Fachfrau ein wenig auf den konkret zu pflegenden Webauftritt eingerichtet werden - gegebenenfalls mit Sperren, die alles, schützen, was unter keinen Umständen verändert werden darf. Wenn das erst geschehen ist, kann Stefanie Sprint zum nächsten Quartal in aller Ruhe daran gehen, die neueste Produktbeschreibung von Hartblei erst ins Deutsche zu übertragen und dann ins Netz zu stellen.

Wir werden diese Ansprüche auf der CeBIT genauer unter die Lupe nehmen. Wenn uns gefällt, was wir da sehen, erzählen wir es hier weiter. Oder schicken es Ihnen per "baerentatze" zu.

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